Sie können die Datei auch ersetzen, beschreiben oder umbenennen. Um mehr über diese Funktionen zu erfahren, betrachten Sie den Abschnitt 'Dokumente im Bereich für gemeinsame Dokumente bearbeiten oder löschen'.

Dokumente im Bereich für gemeinsame Dokumente bearbeiten oder löschen

Neben dem Hoch- und Herunterladen von Dokumenten können Sie auch an Dateien und Ordnern, die bereits online sind, arbeiten:

• durch Ändern ihrer Zugriffsrechte (lesen und schreiben);
• durch Bearbeiten;
• durch Löschen.

Zugriffsrechte ändern

Sie können den Lese- und/oder Schreibzugriff auf Ordner und Dateien ändern. Dies hat mehrere Vorteile:

• Den Schreibzugriff auf einen Ordner zu sperren, verhindert die unkontrollierte Weitergabe von Dateien, die durch Unbefugte veröffentlicht wurden. Um die Kontrolle der Liste zu behalten, ist es oft sinnvoll, den Schreibzugriff auf das Hauptverzeichnis des Bereichs für gemeinsame Dokumente zu untersagen. Es ist auch möglich, einen beschreibbaren Ordner anzubieten und ihn zu einem bestimmten Datum oder einer bestimmten Uhrzeit zu sperren, um beispielsweise das Einreichen von Seminararbeiten zu verwalten.
• Den Schreibzugriff zu einer Datei zu sperren stellt sicher, dass niemand sie wird ändern können. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Lehrer ihren Schülern Dokumente wie Prüfungsfragen o.Ä. zur Verfügung stellen wollen.
• Den Lesezugriff zu einem Ordner zu sperren, macht es möglich, diverse vertrauliche Dokumente zu speichern, ohne für jedes einzelne den Leseschutz einstellen zu müssen.
• Den Lesezugriff zu einer Datei zu sperren, sichert ihre Vertraulichkeit. So kann eine Lehrkraft zum Beispiel ihre Studenten bitten, ihre "Klausurbögen" auf einer Liste hochzuladen und dabei den Lesezugriff der Dateien zu sperren, damit andere Studenten sie nicht einsehen können.

Sie dürfen nur bei Dokumenten, die Sie selbst hochgeladen oder erstellt haben, die Zugriffsrechte ändern (eine Ausnahme: Listeneigentümer können Zugriffsrechte jedes Dokumentes ihrer Listen ändern; Moderatoren betrifft dies nicht).

Um die Zugriffsrechte für ein Dokument zu ändern, klicken Sie auf den Link 'Zugriff' vor dem Dokumentennamen, in der Spalte 'Zugriff'. Sie gelangen auf die Seite zum Bearbeiten von Zugriffsrechten.

Wählen Sie Optionen aus den Auswahllisten 'Lesezugriff' und 'Bearbeitungszugriff'.

Auch wenn dies in den Optionen nirgendwo erwähnt ist, beachten Sie, dass der Dokumenteneigentümer (in den meisten Fällen die Person, die das Dokument veröffentlicht hat) die Schreib- und Leserechte dieses Dokuments behält, was auch immer passiert (es sei denn, der Listeneigentümer ändert den Dokumenteneigentümer).

Sie können auch den Eigentümer eines Dokuments ändern, um zum Beispiel einer anderen Person zu erlauben, es online zu editieren, oder damit der wahre Urheber erscheint, falls es nicht durch diesen selbst veröffentlicht wurde.

Ordner, Dateien und Lesezeichen bearbeiten

Klicken Sie, um ein Dokument zu bearbeiten, auf den Link 'Bearbeiten' vor dem Namen des Dokuments, in der Spalte 'Bearbeiten'.

Je nach Art des Dokuments, das Sie bearbeiten, haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

• Wenn das Dokument ein Ordner ist, können Sie es nur beschreiben oder umbenennen.
  

  Die Beschreibung eines Dokuments ist beim Bearbeiten in der oberen linken Ecke sichtbar. Sie wird auch beim Einsehen eines Ordners dargestellt.

• Wenn das Dokument ein Lesezeichen ist, können Sie auch den angegebenen URL ändern.
• Wenn das Dokument eine Datei ist, können Sie auch die bestehende Datei durch eine neue Ihrer Wahl ersetzen. Um dies zu tun, klicken Sie auf den Knopf 'Durchsuchen' unter dem Text 'Datei dateiname durch Ihre Datei ersetzen' und wählen Sie die Datei, die Sie veröffentlichen möchten; nachdem Sie sie gewählt haben, klicken Sie auf den Knopf 'Öffnen'. Der Pfad zu Ihrer Datei wird dann im Eingabefeld neben dem Knopf 'Durchsuchen' dargestellt. Klicken Sie auf den Knopf 'Veröffentlichen'.
  

  Unabhängig vom Namen der neuen Datei wird die für die Liste veröffentlichte Datei ihren ursprünglichen Namen beibehalten. Wenn Sie nicht nur den Dateiinhalt austauschen, sondern auch den Namen ändern möchten, müssen Sie danach die veröffentlichte Datei umbenennen.

• Schlussendlich können Sie, wenn das Dokument eine reine Textdatei ist, seinen Inhalt online ändern: Geben Sie Text von Hand oder durch Kopieren in das Textfeld 'Datei /dateiname bearbeiten' ein und klicken Sie dann auf den Knopf 'Veröffentlichen'.

Jeder Klick auf einen Knopf, der zu einem Eingabefeld gehört, übernimmt nur die Änderungen dieses jeweiligen Feldes. Um mehrere Änderungen vorzunehmen, müssen Sie auf alle von Ihrer Wahl betroffenen Knöpfe klicken.

Einige Knöpfe bringen Sie sofort zu der Seite des Ordners zurück, die das Dokument enthält, während andere die Aktualisierung ausführen, ohne Sie auf eine andere Seite zu führen. Um zur Ordnerseite zurückzukehren, ohne irgend etwas zu ändern, klicken Sie auf den Knopf 'Ein Verzeichnis nach oben'.

Ordner, Dateien oder Lesezeichen löschen

Um jedwede Art von Dokument zu löschen, klicken Sie auf den Text 'Löschen' vor dem Namen des Dokumentes, in der Spalte 'Löschen'. Eine Bestätigungsnachricht erscheint und erlaubt Ihnen, Ihre Entscheidung zu überdenken: einmal gelöscht, ist das Dokument nicht mehr rückholbar.

Wenn vor dem Dokumentenname kein 'Löschen'-Eintrag steht, haben Sie keine Schreibrechte auf das Dokument.

Es ist unmöglich, einen Ordner zu löschen, der noch Dokumente enthält: Bevor Sie einen Ordner löschen, müssen Sie ihn zunächst vollständig leeren.

Einige Tipps, um den Bereich für gemeinsame Dokumente zu organisieren

Wenn Sie zu den an der Organisation der Liste und am Erstellen von Dateien und Ordnern Beteiligten gehören, zeigen Sie Weitsicht: denken Sie daran, dass die Liste sich vielleicht entwickelt und jahrelang genutzt werden wird.

Hier sind einige Vorschläge, um zu vermeiden, dass eine Liste anarchisch wuchert:

• Wenn die Liste in einem regelmäßigen Turnus dieselben Ressourcen veröffentlicht, organisieren Sie diese nach Monat oder Jahr (oder nach jedem anderen Turnus, der Ihren Bedürfnissen entspricht).
  

  Beispiel: Wenn die Liste Studienarbeiten sammeln soll, werden die Studierenden von Jahr zu Jahr dieselben Kurse belegen und dieselben Arbeiten erstellen. Es ist daher eventuell angebracht, im Hauptverzeichnis des Bereiches für gemeinsam genutzte Dokumente einen Ordner für jedes Semester oder Studienjahr anzulegen: Dies erlaubt Studierenden, die Arbeiten des vorhergehenden Zeitraums einzusehen (sofern die Lehrkraft den Zugriff auf vertrauliche Ressourcen einschränkt). Hierin können dann Unterordner für jeden Kurs oder jede Lehrkraft entstehen.

• Wenn die Liste ein Arbeitsmedium für alle Angehörigen einer Abteilung ist, empfiehlt sich eine projektbasierte Organisation.
• Wenn die Liste hauptsächlich zum Informationsaustausch dienst, wähleN Sie eine themenbasierte Organisation.
• Sie können auch eine Organisation nach Person oder Arbeitsgruppe etc. wählen oder sogar all diese Lösungen kombinieren!

Um Probleme zu vermeiden, wählen Sie die Namen von Dateien und Ordnern, die Sie auf Listen veröffentlichen, mit Bedacht: geben Sie Ihnen ausdrucksstarke, aber kurze Namen und vermeiden Sie Leerzeichen, Umlaute, Akzente, Bindestriche und Sonderzeichen.